V prvním díle seriálu o informačním systému se dozvíte, jaké jsou důvody zavádění informačních systémů do společností, jaké požadavky byste měli mít na kvalitní informační systém a jak probíhá standardní implementace informačního systému do společnosti v jednotlivých krocích.
Zavádění informačních technologií je nezbytnou součástí dnešního podnikání. V celém seriálu bych Vás rád seznamoval s informačním systémem, který je ideálním a spolehlivým řešením pro Vaši firmu i zákazníky a který splňuje všechny požadavky na kvalitní informační systém.
Informační technologie slouží převážně k:
- ušetření nákladného času, který management společnosti musí trávit nad zpracováním dat potřebných k řízení firmy a celkovému podnikání,
- rychlému zobrazování relevantních dat,
- tvorbě analýz a statistik pro marketingové a jiné účely,
- regulaci firemních procesů,
- regulaci firemních nákladů,
- individuální komunikaci se zákazníkem, prognóze potřeb,
- optimalizaci skladových zásob,
Informační technologie se dělí do několika kategorií, v seriálu článků o informačním systému se budeme zabývat pouze informačním systémem.
Článek s označením 1. díl se bude zaobírat zaváděním informačních systémů do společností, požadavky na informační technologie a procesem implementace informačních systémů.
Proč vůbec zavádět ve společnosti informační systém?
Odpověď na tuto otázku je jednoduchá: peníze. Ano, kvalitní, řádně implementovaný a zavedený, informační systém Vám umožní ušetřit peníze a zvýšit zisk.
Dnešní podnikání a řízení společnosti si vyžaduje velkou práci se zpracováváním různých formulářů, dokladů a další papírování, mnohé je navíc ze zákona potřeba archivovat a zpracovávat. Je potřeba správně zpracovat všechny přijaté a vydané doklady a mít kontrolu nad pohybem těchto dokladů. Celá tato administrativa je velmi časově náročná, ať už z hlediska zpracovávání přijatých a vydaných dokladů, tak z hlediska další práce s nimi (provádění analýz a statistik, které lze získat z dat v dokladech a které slouží pro řízení a vedení společnosti).
Uveďme si nejdůležitější důvod zavádění informačního systému na příkladu:
Firma XX nepoužívá žádný informační systém, pouze jednoduché textové editory a kalkulátory pro otevírání příloh a přípravu dokumentů. Firma se rozhodne zjistit, jaký byl její obrat z letního období minulého roku pro skupinu odběratelů z regionu Střední Čechy. Manažer tedy požádá o všechny doklady zadané v uvedeném období a za odběratele pro daný region. Osoba z administrativního oddělení zajde do archivu a začne vyhledávat. Kolik hodin zabere osobě z administrativy a manažerovi než získají relevantní údaje pro analýzu? Na kolik peněz by manažera celá tato operace vyšla, kdyby se hodiny, strávené nad tímto úkolem, přepočítaly na mzdu? Zkusím odpovědět za Vás. Spousty a spousty. Jak by Vám s tímto pomohl informační systém? Velmi jednoduše a snadno a ještě byste ušetřili na mzdě zaměstnance, nebo alespoň mohli snížit pracovní úvazek a tím ušetřit. Kvalitní informační systém musí obsahovat nástroje pro zpracovávání dat typu filtry, seřazování dat, seskupování, kontingenční tabulky, grafy. Pokud by tedy společnost XX měla informační systém, manažer nemusí úkolovat osobu z administrace, ale pouze aktivuje filtr pro zadané období pro určitý typ dokladů a filtr pro vybranou skupinu odběratelů, všechna tato data si bude moci seřadit dle libosti a zobrazit si z nich graf. Analýza bude vyhotovena do 20 minut od zadání úkolu.
Uvedl jsem Vám jeden příklad z mnoha. Další analýzy, které jsou rozhodně nutné provádět při řízení společnosti, jsou marketingového typu, zaměřené na zákazníka a jeho potřeby, nebo analýzy zaměřené na trh, analýzy firemních procesů, a mnoho dalších. Všechny tyto analýzy jsou bez informačního systému zdlouhavé a velmi nákladné.
V podnikání je potřeba rychle reagovat na změny, které jsou spojeny s kupní silou a diverzifikací zákazníků a na tato ekonomická rizika bez kvalitního informačního systému zareagujete pomalu, a to si vzhledem k celé ekonomické situaci a ke zvyšování konkurence na trhu nemůže dovolit žádny podnik.
Důvodem zavádění informačních systémů nejsou jenom analýzy a statistiky, ale také regulace firemních procesů respektive regulace objednávek, skladového hospodářství, prodeje, a dalších procesů spojených s vyřízením zakázky. Všechny tyto firemní procesy je potřeba mít pod kontrolou, jasně určit firemní politiku na jednotlivých pobočkách a kontrolovat kvalitu práce odvedené na zakázkách.
Požadavky na informační systém
Před hledáním na trhu s informačními technologiemi je nejdříve potřeba si určit body, které musí hledaný informačním systém splňovat. Sepsat si jednoduchý přehled o aktuálních firemních procesech. Zde je pár bodů, které by měl hledaný informační systém splňovat.
Základní požadavky na systém:
- IS musí mít prostor pro zápis všech potřebných dat získaných buď od dodavatele, nebo od odběratele (zákazníka),
- IS musí umět získaná data zpracovat, analyzovat a kontrolovat,
- IS by měl mít relevantní nástroje pro práci se zadanými daty, jako jsou filtry, kontingenční tabulky, možnost data seřazovat, filtrovat,
- IS musí být schopen automaticky zpracovat podklady pro komunikaci s obchodním partnerem, kontrolovat obchodního partnera dle databáze ARES, automaticky doplňovat údaje na fakturu,
- IS by měl obsahovat komunikační moduly, kontrolu obchodních partnerů, propojení dokladů, likvidaci dokladů,
- IS má umět vytvářet prognózy v definovaných oblastech, využít nástroje pro práci s daty,
- IS dokáže kontrolovat cashflow, kontrolovat jednotlivé pobočky a jejich tržby,
- IS musí umět automatizovat rutinní činnosti,
- IS musí být schopen kontrolovat všechny činnosti, kontrolovat nedodané zboží z objednávek, dodací listy musejí být propojené s fakturou,
- IS musí poskytovat přehled o všech činnostech a vykonané práci zaměstnanců firmy, o připravených zakázkách, předaných zakázkách,
- IS musí umět vytvářet zakázky pro zdravotní pojišťovnu, a generovat dávky pro ZP,
- IS by měl zjednodušit vnitrofiremní komunikaci, obsahovat interní komunikátor, zjišťovat množství informací z poboček a přesunovat položky mezi pobočkami,
- IS byl měl umět poskytnout on-line přehledy o stavech zakázek a dalších subjektech, možnost napojení na webové rozhraní pro on-line sledování zakázky odkudkoli (např. z domova),
- IS by měl shromažďovat detailní informace o zákazníkovi, přehled o jeho očních vadách, brýlích (čočkách), zakázkách,
- IS by měl umět regulovat firemní procesy, kontrolovat dodané položky z objednávek, časové prodlevy mezi objednávkami a dodacími listy,
- IS dokáže regulovat náklady na chod firmy, kontrolovat nákupy spotřebního zboží na jednotlivých pobočkách, kontrolovat náklady na komunikaci se zákazníkem, internet, nájem prostor.
Informační systém TouchWARE Enterprise
Informační systém TouchWARE Enterprise pro oční optiky je plnohodnotný nástroj pro řízení Vaší optiky, který splňuje všechny základní požadavky na informační systém.
TouchWARE Enterprise nabízí ucelené řešení: kvalitně propracovaný modul pro oční optiky se všemi specifiky, který umožňuje on-line propojení provozoven a podporuje komplexní manažerské nástroje. TouchWARE Enterprise je ideální nejen pro každodenní management všech aspektů podnikání v oční optice, ale i pro další analýzu a zpracování dat pro zefektivnění Vašeho podnikání.
S TouchWARE Enterprise získáte naprostý přehled a možnost doopravdy řídit a analyzovat Vaše zakázky, skladové zásoby, historii zákazníka, sledovat a kontrolovat výši prodejů a pohyb peněz na jednotlivých pobočkách. To vše bez velkých nároků na vybavení poboček výpočetní technikou, protože TouchWARE Enterprise pracuje na principu vzdáleného připojení. Vaše data budou kdykoliv dostupná prostřednictvím vysoce zabezpečeného a spolehlivého vzdáleného připojení. I pokud by Vaše provozovny nebyly vybaveny výpočetní technikou vůbec, můžeme Vám nabídnout řešení šité na míru.
Implementace informačního systému v oční optice
Dodavatelé informačních systémů by Vám měli před zahájením implementace naplánovat celý proces, dohodnout se na termínech instalace IS, upozornit na možná omezení provozu a naplánovat školení pro všechny uživatele. Implementační proces Vám budu popisovat z mého pohledu konzultanta a implementátora informačního systému. Celý implementační proces má několik kroků, které by se měly dodržet, a tím úspěšně nasadit IS ve společnosti. Implementace informačního systému trvá v průměru 3 měsíce od podepsání smlouvy. Uvedený čas lze rozdělit takto:
1. měsíc
1. krok
S majitelem podniku je třeba dohodnout informační schůzku, na které se dohodnou termíny instalace informačního sytému a termíny školení všech uživatelů vstupujících do informačního systému. Dále je nutné dohodnout nastavení celého systému, číselné řady, názvy poboček, oprávnění pro uživatele. Je též třeba ustanovit termín přenosu dat z předešlého programu a dohodnout se na jejich případné úpravě.
2. krok
Probíhá instalace informačního sytému na všech domluvených pobočkách, instalace by měla být provedena pár dní od podepsání smlouvy. Instalace se provádí za ostrého provozu a neměla by nějak významně omezit provoz pobočky.
3. krok
Na naplánovaném školení je probráno základní používání systému a dojde k seznámení se všemi uživateli. Na závěr jsou dohodnuty termíny školení přímo na pobočkách. Školení probíhá v sídle dodavatele informačního systému většinou mimo pracovní den, doba školení je cca 4 hodiny.
2. měsíc
4. krok
Od majitele popřípadě od vedoucího jsou převzata upravená data a importována do demo databáze informačního systému. Demo databáze by měla být přístupná ihned po instalaci systému. Demo databáze slouží pro zkušební účely, kontrolu importovaných dat a nastavení systému.
5. krok
Dle nastavené demo databáze se vytváří ostrá databáze, všichni uživatelé obdrží přístupy, do ostré databáze jsou importovány upravené položky.
3. měsíc
6. krok
Probíhá školení uživatelů na jednotlivých pobočkách v ostrém provozu. Je testován zkušební tisk na jednotlivé tiskárny.
7. krok
Všem uživatelům je poskytována on-line podpora.
V dalším díle seriálu IS TouchWARE Enterprise v oční optice – 2. díl se zaměřím na využívání implementovaného informačního systému, hlavními tématy dílu budou vztah se zákazníkem (CRM systém), skladové hospodářství, ceníky, zakázky. Vysvětlím procesy jednotlivých bodů, vzájemné propojení a další procesy s tím spojené.
Červnová akce: Získejte 10% slevu na informační systém TouchWARE Enterprise a zvyšujte svůj zisk. Úvodní prezentace ZCELA ZDARMA. Volejte a objednávejte na 777 330 696.
